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當舉辦一場公關活動或者慶典活動時，我們需要知道下列訊息：活動性質、時間、規模人數、預算等。
一、場地的種類
1、室內：項目所在地(具有局限性);常規酒店、俱樂部等。
2、室外：客戶本體(項目現場草坪等);公園、廣場等。
二、室內場地
1、容納人數、使用面積
有的室內場地是可以很多間打通的，就要注意單獨間面積是多少，多間打通后又是多少，可通過宣傳冊收集。
2、動力電是否提供，是否收費
如果收費，是按商業電收費，還是按酒店收費等等，要問清標準。
3、會場層高
即：天花板到地面的高度，但是要考慮的是屋頂燈的最下方到地面的高度。
4、價格
場地當天價格——半天價格、全天價格、規定時間分割段數等
場地多天價格——裝場價格、活動當天價格
協商規定時間段數外的工作事宜
附加費——服務費、餐飲費(包括茶歇、茶點、雞尾酒會等;午餐有中式自助、西式自助和西式套餐，問清食品樣式及價格，根據客戶的身份定制餐式，并根據活動內容定擺臺形式。
5、附屬場地
活動前使用貴賓間怎樣收費，貴賓間到主會場的行動路線及說需時間。
6、硬件提供
投影儀、麥克風、音響、舞臺拼接地塊、主席臺、桌椅等等。
7、其他物品提供
信紙(簡易記事本)、筆(鉛筆或水筆)、冰水(免費)、茶水(免費)、小礦泉、指引水牌(尺寸、數量)、桌卡(架子尺寸)。
8、停車場
提供固定車位數量、是否收費。
三、室外場地
1、場地基本情況
草坪是否平整，是否有塌陷問題;若草坪不平，應與舞美協商施工問題。
2、電力系統
基本難提供電力，要自帶發電車。
3、洗手間
附件是否有洗手間、距離活動現場遠近。
四、劇場
活動現場如果是在劇場，硬件設施一般比較齊備，但是要考慮自加設備與原有設備是否兼容。
豐揚天思廣州活動策劃公司10多年活動策劃管理經驗,專注各行業一線品牌公關活動策劃,中國活動公司,公關活動策劃公司,為客戶提供:禮儀招商慶典,新聞新品發布會,年會晚會策劃,活動策劃執行。
