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想法和創意再精妙，我們都需要把它轉化成具體的文字語言來表述給我們的客戶，這就需要制定一個完整的活動策劃方案。專業的活動策劃方案由以下幾個部分構成：

　　目的、愿景和使命的表達

　　每次活動的目的和愿景是需要在一開始就表達出來的。而每一活動的目的和愿景又需要表達出各利益相關者的共同利益。提出目的和愿景的用意在于，要為整個活動的運營提供明確的方向和注意的焦點。

　　愿景和使命可以分別表達，也可以放在一起表達。兩者都具有簡短、精確和勵志的特點。愿景通常用來表達一項活動所要追求的長期成就和影響，而使命則更多的是表達活動運營組織為自己所設定的重要任務。

　　目標和任務

　　一旦活動的使命被確定下來，活動項目負責人就要開始建立活動的目標和任務。目標是為活動的組織者提供總體的行動方向，而任務則是把活動的目標量化。在任務的表述中需要引進一些指標來作為參數，一方面明確任務的量，另一方面也是為活動運營效果的評估提供依據。目標和任務經常被混用，但這的確是兩個不同的概念。有一個SMART的標準來規范活動任務的制定，

　　按照管理學理論，我們對活動的目的和使命進行了梳理。

　　一旦活動的使命被確定下來，活動項目負責人就要開始建立活動的目標和任務。目標是為活動的組織者提供總體的行動方向，而任務則是把活動的目標量化。在任務的表述中需要引進一些指標來作為參數，一方面明確任務的量，另一方面也是為活動運營效果的評估提供依據。目標和任務經常被混用，但這的確是兩個不同的概念。有一個SMART的標準來規范活動任務的制定，示例如下：

　　· 專門的(Specific)――專注于實現活動的目標。

　　· 可測算的(Measurable)――用量化的方式表達。

　　· 共識的(Agreeable)――要取得所有責任人的共識。

　　· 現實的(Realistic)――要確保有足夠的人力、財力、和其它物質資源來實現。

　　· 按時完成(Time specific)。

　　每個活動要完成的任務都有所不同，但也有一定的模式可循，如下表所示：

　　活動要完成的任務示例

　　要完成的任務子目標

　　經濟目標投資回報、總收入、純利潤

　　贊助總金額

　　籌款活動所得到的資金

　　所占市場份額的增長比例

　　觀眾及參加者人數參加的總人數及其分類

　　活動的規模

　　多少演出人員出席

　　多少文化團體參與

　　多少社團參與

　　品質參與者的滿意程度

　　有多少具備國際聲譽的參與者

　　參與者的抱怨次數

　　活動認知度及人們對該活動的態度活動的知名度提高了多少

　　人們對該活動的態度的變化

　　人力資源雇員和志愿者的離職數

　　上一年的志愿者保留到今年的比率

　　創意的構想

　　經過頭腦風暴以后，創意策劃團隊對本次活動所要傳遞的核心價值已經形成了概念，并對其表現形式經過了可行性的論證后所形成構想。

　　運行計劃

　　運行計劃是完成活動的目標和任務的各項工作的核心，同時也是對活動戰略的執行依據。運行計劃通常包括的方面是：預算、市場營銷計劃、行政管理計劃、舞臺計劃、調研和評估計劃、風險控制計劃、贊助計劃、環境廢物管理計劃、節目內容計劃、交通計劃、現場銷售計劃以及人員計劃。每一個單項的運行計劃應包括：

　　· 目標和任務。

　　· 行動計劃和時間安排。

　　· 責任人及其相關的任務。

　　· 監控系統，包括預算。

　　· 資源的分配(如：財務、人力、和支持的設備和服務)。