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1. 大型活動的策劃方案中需要包括詳細的分工(具體到人)和需要完成的時間。
2. 會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失;
3. 一般要準備主席臺領導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等;
4. 一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。
5. 領導嘉賓需要事先聯系好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息，活動正式開始時再引導入會場.
6. 所借的音響設備必須事先調試，確保萬無一失;如有必要，還要準備錄音筆、mp3等現場錄音設備(也須調試)，并安排專人負責;
7. 如果現場需要播放ppt，需事先將所有需播放PPT拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調試投影儀位置，調試好分辨率等;
8. 大型活動需事先制作議程PPT，一項議程一頁PPT，字體大一點，可適當配相關圖片，配合主持人介紹時播放議程PPT，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調整.
9. 大型活動還須設簽到席，派專人負責簽到;
10. 所有大型活動必須聯系研報安排同學攝影和攝像,并寫新聞稿。重大活動需要聯系校新聞中心許爾傳攝像，劉暢老師攝影，并于會后交新聞稿.
11. 議結束后清點物資并整理干凈后才能離開現場，以免遺失所帶的物資。
附：會議席卡的擺放次序
擺放席卡時，職務最高的領導的名字放在正中，職務或排名次之的領導的名字放在他左邊，再次之的領導名字放在職務最高的領導的名字右邊，以此類推，以下再按"左右左右"的順序擺放。特別注意：其中左右是席卡擺放者面對觀眾而言。
